Как построить структуру КДП без HR: пошаговое руководство

Шаг 1. Изучите нормативную базу
Основа кадрового документооборота, это, конечно же, Трудовой кодекс. Изучите его, и уделите отдельное внимание этим документам:

• Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.2004 (унифицированные формы документов);
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (требования к оформлению);
• ФЗ № 125 (правила хранения документов).

Мой совет: используйте справочно‑правовые системы («КонсультантПлюс», «Гарант») для актуальных редакций законов.

Шаг 2.Составьте документы и шаблоны
К ним отнесу следующие:

1) Базовые документы

• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• штатное расписание;
• положение об оплате труда;
• журналы инструктажей по охране труда

2) Прием и увольнение сотрудников

• Формы и шаблоны для трудовых договоров.
• Приказы о приеме/увольнении (например, Т-1, Т-8).

3) Отпуска и графики отсутствий

• График отпусков.
• Заявления сотрудников на отпуск.
• Учет больничных и командировок.

Шаг 3.Назначьте ответственных
Если нет HR-специалиста, функции должны распределяться между другими участниками бизнеса. Например:

Руководитель/директор

• Утверждение штатного расписания и локальных актов.
• Ответственность за всю кадровую документацию.

Бухгалтерия

• Расчет зарплаты, отпускных, больничных.
• Передача данных в налоговые органы.

Линейные менеджеры

• Контроль за подачей заявлений (отпуска, переводы, смены графиков).

Офис-менеджер

• Подготовка и хранение кадровых документов, простое делопроизводство.

Такое делегирование особенно эффективно в малом/среднем бизнесе (до 50 сотрудников), где документооборот еще не требует отдельной штатной единицы.

Шаг 4. Организуйте учет и хранение
Заведите регистрационные журналы, в которых будете отмечать и хранить приказы, трудовые книжки, инструктажи. Каждый такой журнал должен быть в живом виде, пронумерованный и подписанный.

Под документы я рекомендую вам выбрать запираемый шкаф, чтобы документы были скрыты.

Обратите большое внимание на Приказ Росархива относительно сроков хранения каждого документа (обычно, это от 3 до 50 лет).

Шаг 5. Внедрите электронный документооборот (по желанию)
С 2021 года компании могут вести КДП в цифровом формате (ФЗ № 377). Неочевидные плюсы такого решения:

• экономия на бумаге и хранении;
• ускорение согласования документов;
• удобство для удаленных сотрудников.

Цифровизация КДП не только упрощает работы, но экономит деньги бизнесу.

Яркий пример – компания по производству медицинского оборудования «Olympus». За 2 месяца они перешли на новую систему кадрового документооборота (1С и ЭКДО) и вот таких результатов добились:

• Сократили издержки на КДП на ~4 млн руб.
• Ускорили кадровые процессы более чем в 10 раз.

Такой переход показал, что даже без расширения HR-команды компания смогла улучшить процессы и оптимизировать затраты.

Вы можете оцифровать трудовые договоры, заявления на отпуск, приказы о переводах.Но обязательно в бумажном виде должны быть приказы об увольнении и акты о несчастных случаях.

Важно! Если вы планируете ведение КДП в электронном формате, обязательно получите письменное согласие сотрудников на КЭДО.

Создать структуру КДП без отдельного HR-специалиста — вполне реально,если отнестись к этому делу серьезно.

Начать можно с разработки базовых документов. В своем Telegram-канале я поделилась чек-листом для самопроверки по наличию всех документов, важных при самостоятельном ведении КДП: https://t.me/formula_uspech/23